独立開業時に必要な事務用品！便利なアイテムを紹介！
独立開業の準備なら事務用品も忘れてはいけません。意外と準備しないといけないものも多いので開業してから慌てて買い揃えるなんてことにならないよう、必要な事務用品は事前にしっかりと確認しておきましょう。
どんな事務用品を揃えたらいいか分からない人のために、この記事では必須アイテムやあると便利なアイテムを安く揃える方法をご紹介します。
１.独立開業に必要な事務用品
事業を成功させるためにも職場環境はとても重要です。小物からハードウェアまで必要なものを準備しておかなければ仕事の効率が悪くなり、結果として業績の悪化や士気の低下にも繋がりかねません。
・パソコンと周辺機器
どんな仕事をするにしてもパソコンは必須です。
デスクトップかノートパソコンで迷うかもしれませんが、出先でパソコンをつかう可能性があるならノートパソコンがあると便利です。簡単な作業ならスマホやタブレットで代用することも可能ですが、効率を考えるとやはりノートパソコンの方がいいでしょう。
購入する前に事業内容に合わせてパソコンのOSやスペックと購入するソフトを決めておくと選びやすくなります。合わせてマウスやキーボードなどパソコンの周辺機器も必要に応じて使いやすいものを準備しておきましょう。
・ビジネスフォン
ビシネスフォンは家庭用電話機とは違い業務に必要な様々な機能が備わっています。
例えば、外出先から会社の電話番号で電話をかけることができるリモートコールバック機能や会社にかかってきた電話を外出している社員の携帯に自動もしくは手動転送する外線転送機能などです。機能は各メーカーによっても異なりますので事業に合わせて必要なものを選びましょう。
・複合機
複合機とは一般的に「コピー」「プリンタ」「スキャナ」「FAX」などの複数の機能を持っていますが、家庭用と業務用であれば、できれば業務用を準備しましょう。
家庭用複合機でも確かにスキャンや印刷はできますが、業務用と違い頻繁に使っているとすぐにインク切れになりますし、故障するリスクも高くなります。業務用複合機はFAXを印刷せずに送受信したりとペーパーレスに対応しているものもあり、場合によっては毎月のコスト的に業務用複合機の方が、「毎月のランニングコストが全然安い」という事もありえます。
・シュレッダー
ハンドシュレッダーと電動シュレッダーがありますが、2〜3枚程度ならハンドシュレッダーでも十分処理できます。
音が静かでどこでも使えますし価格が安いのが特徴です。ただし、業務用で使用するならパワフルで一度に沢山の紙を細断できる電動シュレッダ一択になるでしょう。選ぶポイントはダストボックスの大きさです。コンパクトだからと小さいサイズを選ぶと頻繁にゴミ捨てをしなければいけなくなりますので注意しましょう。
あると便利な事務用品
・印鑑、スタンプ
社印も必要ですが、「済」や「請求書在中」などのスタンプもあれば便利です。ペーパーレス化で電子印鑑を使う場合もあるので必要なものだけを準備しておけばいいでしょう。
・パーテーション
工事が必要な据え置き型は後からレイアウトの変更はできませんが、置くだけで簡単に設置でき後からレイアウトの変更もできるものなどもあります。事前に設置場所と種類をよく選んでおきましょう。
・ホワイトボード
キャスターが付いていて動かせるものや、壁掛けタイプ、持ち運びできるシートタイプなど様々なタイプがあります。大きさによっては邪魔になることもあるので、サイズや設置方法から選びましょう。
２.事務用品を安く揃える方法
パソコン・ビジネスフォン・複合機・シュレッダーなどはOA機器と呼ばれ、業務用は一般向けの商品に比べ多機能で耐久性にも優れているかわり高額なものが多く、初期費用を節約したい独立開業時にはどうやって費用を抑えるか非常に悩むところです。
パソコンや専門的なソフトウェアは高額なものが多いため、事業内容に合わせてOSやスペック、購入するソフトなどを決めなければいけません。もちろん高スペックな最新機種なら問題はありませんが、文章の作成やインターネットを使ったやりとりなどの簡単な作業だけであれば、中古のパソコンでも問題ないかもしれません。
動画や写真を編集するような場合は高スペックなパソコンの方が快適に作業できます。専門的なソフトウェアは高額ものが多いですが、クラウドサービスを利用することで月々の費用を抑えることもできます。まずはパソコンの使用目的をはっきりさせておきましょう。
ビジネスフォンの購入方法は新品、中古品、リースがあります。もちろん新品なら多機能な最新機種から用途に合ったものを選ぶことができますが、購入費用が高額になってしまいます。中古品の価格は新品の約50%〜90%オフで、見た目も綺麗なものが多くあります。
リースなら新品のビジネスフォンを初期費用を抑えて導入することができます。しかし、初期費用は抑えられるものの、月々のリース料に加え保守費用などもかかるため長期的には総支払額が一括支払いより高くなってしまいます。
基本的に途中解約もできませんのでリースを決める前に契約期間やトータルでかかる費用などを十分に検討しておきましょう。
複合機やシュレッダーも中古なら安く購入することができますが、最新機種に比べ機能が劣る点と耐久性が落ちている可能性がある点には注意しなければいけません。故障に備え購入後のサポートや保証があるかも事前に十分確認しておきましょう。
3 .まとめ
事務用品には家庭用や業務用のものがありますが、価格だけではなく機能面や耐久性を考慮し業務用のものを使用した方がいいでしょう。特に複合機やシュレッダーなどは使用頻度と目的に合ったものを選びましょう。
ビジネスフォンは設置工事が必要なため開業の日程も考慮し購入しましょう。中古品を購入する場合は設置工事や導入後のサポートについても確認しておく必要があります。事務用品の価格や機能はピンキリですが、業務に集中できるようにストレスのないものを選ぶことをお勧めします。
